Komunikační „desatero“

 

Desatero pro lepší komunikaci (nejen e-mailovou):

Pokud máte nějaký problém či dotaz, se kterým se na někoho z katedry obracíte mailem, a chcete se dočkat co nejrychlejší odpovědi (a dotyčnému ulehčit práci), řiďte se následujícími pokyny:

1. do záhlaví e-mailu vždy vyplňte (stručně, ale výstižně) předmět/subjekt Vašeho e-mailového dotazu.
(poznámka: pokud uvedete jako předmět „dotaz“ je to sice stručné, nikoliv však výstižné)

2. vždy svůj e-mail podepište.
(předně, anonymy jsou neslušné, navíc naděje, že dotyčný člen katedry je tak důvtipný, že pod e-mailovou adresou „vesely.kralicek@mail.cz“ ihned identifikuje právě Vás, je lichá)
K tomuto bodu ještě na doplnění: pokud máte e-mailovou adresu jako „ladybird3@hotmail.com“, může se stát, že Váš e-mail bude klasifikován různými mailovými službami jako spam. Takže pokud Vám vyučující tvrdí, že Váš mail nedostal, není to lež, stává se to (snažíme se složku, do které spamy padají, procházet, ale jak sami jistě víte, není v lidských silách sledovat to na sto procent).
Pokud podobným problémům chcete předejít, zřiďte si e-mailový účet „jmeno.prijmeni@domena.neco“.

3. vždy za své jméno uveďte i ročník a do těla e-mailu případně i jméno kursu, kterého se Váš dotaz týká (týká-li se kursu).
(žádný z pedagogů neučí jen jeden kurs /vyjma externistů a ani u nich to není pravidlem/, takže například dotaz „jakou formou proběhne kolokvium?“ se bez informace, jaký kurs máte na mysli, nedá zodpovědět)
Stejně tak dbejte na jednoznačné a dostatečné  pojmenovávání souborů, např. seminární práce, který k mailu přikládáte („seminární prace.doc“ je možná jednoznačné a dostatečné pro Vás, ale ne pro vyučujícího, který dostane takových souborů v den deadlinu 30 – uvádějte vždy své jméno a zkratku kursu – tedy např. „Novak_Jan_TMK_seminarni_prace_ZS08“)

4. a) vždy zvažte, zda je Váš dotaz vhodné řešit formou e-mailu (resp. několika postupně se zpřesňujících e-mailů), zda by nebylo lepší využít konzultačních hodin daného člena katedry a možnosti „upřesnění na místě“.
(v tomto bodě mějte na paměti, že konzultační hodiny se vypisují na celý semestr dopředu, takže se nedá zajistit, že budou dodrženy stoprocentně – pokud daného člena katedry v konzultačních hodinách nezastihnete, neznamená to, že svou práci zanedbává, ale že byl prostě odvolán na jinou práci apod. – týká se to zvláště těch, kteří mají nějakou funkci „navíc“ /vedoucí katedry, jeho zástupce, tajemník, proděkanka apod./; součástí práce akademických pracovníků je také kromě výuky např. i vědecká činnost – jedním z důvodů nekonání se konzultačních hodin ve vypsaném termínu tak může být třeba účast na konferenci, nebo administrativní školení apod.)

ale zde ještě i naopak:

4.b) vždy zvažte, zda Váš dotaz, se kterým chcete vyučujícího osobně navštívit, je zodpověditelný takříkajíc „z vody“, zda by nebylo lepší na něj dotyčného nejprve připravit e-mailem
(např. chcete-li doporučit literaturu k písemné práci na nějaké specifické téma, je naivní se domnívat, že Váš vedoucí/konzultant bude mít všechny bibliografické údaje v hlavě a na požádání je z ní či alespoň rukávu „vysype“)

5. nikdy nečekejte, že problém (v rozvrhu, ve STAGu apod.), na který jste narazili, se vyřeší sám – není nic jednoduššího, než na něj upozornit vedení katedry, které o něm nemusí vědět a tudíž (jen a pouze z tohoto důvodu!) ho neřeší
(např.: nemůžeme vědět, jaká je vaše situace na druhém oboru, třeba v případě vážnější rozvrhové kolize; nebo: pracujeme se STAGem v jiném rozhraní než Vy /nevidíme ho stejně jako Vy/, takže co u Vás vypadá jako problém, u náš může vypadat v pořádku)
aneb jak praví lidová moudrost: za zeptání nic nedáte…

6. dříve než se zeptáte či pošlete e-mail, znovu se zamyslete, zda už vám informace nebyla poskytnuta či zda není někde uveřejněna
(řada informací je dostupná na Vám snadno dostupných veřejných místech – webové stránky katedry, moodle, nástěnka na katedře; je mnohem jednodušší a rychlejší si je dohledat – ostatně práce s veřejnými zdroji informací je základní náplní žurnalistické profese)

7. vždy se ujistěte, že zodpovězení Vašeho dotazu skutečně může poskytnout oslovený pracovník katedry a není spíše v kompetenci Studijního oddělení či ve veřejně dostupných materiálech jako je Studijní a zkušební řád, Harmonogram studijního roku apod.
(např. na webu studijního oddělení či v pokynech k zápisu, studijních programech a dalších materiálech zde)

8. pokud si nejste jisti, na koho se z dotazem obrátit, zeptejte se nejprve paní sekretářky (viz kontakty)

9. vždy uvažujte v reálných souvislostech a možnostech
(tedy např. když napíšete svůj e-mail s dotazem ve středu, nečekejte, že odpověď musíte dostat ve čtvrtek ráno, a už vůbec ji tou dobou neurgujte dalším mailem!)
aneb vždy se ujistěte, že netrpíte obtížemi zvanými „netlag“ 😉
(Netlag = Psychosociální problémy vznikající příliš dlouhým pobýváním na vysokorychlostním internetu. Tendence očekávat podobně vysokou rychlost od fyzické reality vedoucí k netrpělivosti, roztěkanosti a neschopnosti se soustředit. /viz zde/)

10. uvědomte si, že pokud Vám dotyčný pracovník neodpoví ani po několika dnech, nemusí to být tím, že by nechtěl, nemá Vás rád apod., ale že má kromě pro Vás viditelných pracovních povinností (výuka, komunikace s Vámi) i řadu dalších povinností, které tak viditelné nejsou
(a není to jen příprava na výuku, která je pro vyučujícího náročnější než pro Vás, jakkoli Vám to tak nemusí připadat, ale i různé administrativní činnosti, vědecká činnost jako účast na konferencích, jednání s partnerskými pracovišti apod.; vyučující také může např. onemocnět a nedostat se k mailu; někteří členové katedry si také občas dovolují dodržovat dny pracovního klidu jakožto dny pracovního lidu)

Zlaté pravidlo:
Věřte, že zatímco Vy jste se rozhodli oslovit jednoho konkrétního pracovníka katedry, tento musí komunikovat v zásadě nejen se všemi kolegy z Vámi navštěvovaného kursu, ale i z dalších kursů, které učí (v případě sekretářky, tajemníka či vedoucího katedry jde pak v zásadě o všechny studenty katedry, tedy o stovky lidí a mailů!), a tak mu jednoznačná informace – KDO a NA CO se ptá – pomůže dříve a lépe Váš dotaz vyřídit. Pokud je tedy nutné ho vůbec zodpovídat a nemůžete si ho (při elementární snaze) snadno zodpovědět sami…

Pokud se daný problém týká nejen Vás, ale i dalších spolužáků, řešte záležitost přes ombudsmana vašeho ročníku.

Věříme, že toho desatero pomůže nám všem k lepší a efektivnější komunikaci.

Vedení KŽ

Comments are closed.